BAG: Kein Anspruch auf vollständige Herausgabe von Compliance-Berichten oder Kopien

Mit Urteil vom 16. April 2026 (8 AZR 169/25) hat der 8. Senat des Bundesarbeitsgerichts eine für Arbeitgeber ausgesprochen praxisrelevante Entscheidung gefällt: Beschäftigte haben nach Art. 15 DSGVO grundsätzlich keinen Anspruch darauf, vollständige Compliance-Abschlussberichte in Kopie zu erhalten. Denn das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht bezieht sich auf personenbezogene Daten – und grundsätzlich nicht auf das Dokument als solches.

Aus Unternehmenssicht setzt das Urteil einige wichtige Klarstellungen für die Grenze datenschutzrechtlicher Auskunftsbegehren, mit denen sich Beschäftigte zunehmend gegen interne Untersuchungen zur Wehr setzen. Es stärkt Arbeitgebern der Rücken gegenüber den inflationären Versuchen, das Datenschutzrecht als „Einfallstor“ in unternehmensinterne Entscheidungsprozesse zu gebrauchen. 

Worum ging es in dem Fall?

Ausgangspunkt war eine leitende Angestellte, deren Führungsverhalten mehrfach bei der Ombudsperson des Unternehmens angezeigt worden war. Das Unternehmen ließ einen Compliance-Bericht anfertigen, in dem unter anderem die Vorwürfe gegen die Führungskraft, die Aussagen der Hinweisgeber und Zeugen, die Einschätzung ihrer Glaubwürdigkeit sowie auch rechtliche Würdigungen der beauftragten Kanzlei festgehalten wurden. Die leitende Angestellte verlangte nach Art. 15 Abs. 1 i.V.m. Abs. 3 DSGVO Herausgabe der Kopien der Compliance-Berichte. 

Das Recht auf Datenkopie erfasst nicht zwangsläufig vollständige Dokumente

Das BAG stellt – im Einklang mit der EuGH-Rechtsprechung – klar, dass Beschäftigte Art. 15 Abs. 1 i.V.m. Abs. 3 DSGVO keinen Anspruch darauf hätten, einen gesamten Compliance-Bericht in Kopie zu erhalten, auch wenn darin personenbezogene Daten enthalten sind. 

Denn das „Recht auf Kopie“ nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO enthalte keinen eigenständigen Anspruch auf Herausgabe eines Dokuments „als solches“, sondern regele lediglich die Modalitäten eines Auskunftsanspruchs nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO. Gegenstand dieses Anspruchs seien aber gerade nur personenbezogene Daten. Art. 15 Abs. 3 DSGVO umfasse hingehen nicht auch das Recht auf Herausgabe des gesamten Dokuments, das diese personenbezogenen Daten enthält. 

Ein Anspruch auf Herausgabe einer Kopie von Dokumentauszügen oder auch vollständigen Dokumenten komme nach der DSGVO danach nur in Betracht, wenn dies „unerlässlich“ ist, um dem betroffenen Arbeitnehmer die wirksame Ausübung seiner Betroffenenrechte zu ermöglichen. Das könne etwa dann der Fall sein, wenn die Datenverarbeitung für den Arbeitnehmer nur aus dem Kontext heraus verständlich ist. Die Darlegungslast hierfür obliege grundsätzlich dem betroffenen Arbeitnehmer. 

Für den in dem konkreten Fall relevanten Compliance-Bericht verneinte das BAG eine solche Notwendigkeit, jedenfalls hinsichtlich der darin enthaltenen rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise. Für das Verständnis der gespeicherten personenbezogenen Daten der von leitenden Angestellten müsse sie diese Inhalte nicht kennen. Deswegen bestand aus Sicht des BAG auch kein Anspruch auf Herausgabe einer Kopie des Gesamtdokuments. 

Auch kein Anspruch auf Herausgabe einer Kopie vollständiger Dokumente aus Einsichtsrecht in Personalakte 

Auch über das Einsichtsrecht in die Personalakte (§ 26 Abs. 2 SprAuG, § 83 Abs. 1 BetrVG) leitet das BAG keinen Anspruch auf die Herausgabe vollständiger Dokumente in Kopie her.

Die Vorschriften gewähren Arbeitnehmern das Recht auf Einsicht in die Personalakte, also in alle Unterlagen, die die persönlichen oder dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und einen inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis haben. Daraus wird zwar allgemein ein Recht abgeleitet, in angemessenem Umfang Kopien zu fertigen; dieses Recht endet jedoch, wo Personalunterlagen „als Ganzes“ kopiert und herausgegeben werden sollen. Umfangreiche Unterlagen wie ein vollständiger Compliance-Abschlussbericht können daher nach Ansicht des BAG nicht allein über das Personalakteneinsichtsrecht als Kopie verlangt werden.

Besonders praxisrelevant ist der Hinweis des BAG, dass jedenfalls die rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise in einem solchen Compliance-Bericht möglicherweise gar nicht zur „Personalakte“ gehören. Das bedeutet: Selbst wenn der Bericht in der Akte gespeichert ist, müssen nicht automatisch alle darin enthaltenen Inhalte – insbesondere interne Rechtsbewertungen und Strategieüberlegungen – als Kopie herausgegeben werden. 

Praktische Hinweise

Die Entscheidung des BAG entspricht dem datenschutzrechtlichen Grundverständnis, das mehrere oberste Gerichte bereits bestätigt haben. Nach Art. 15 DSGVO besteht kein Recht auf Akteneinsicht. Auch lässt sich nicht allgemein davon ausgehen, dass die Herausgabe von Dokumenten erforderlich ist, um Betroffenenrechte wirksam ausüben zu können.

Arbeitgeber können und sollten bei Ersuchen über Herausgabe von Unterlagen in Compliance-Unterlagen restriktiv agieren. Die Pflicht zur Herausgabe von Kopien beschränkt sich grundsätzlich auf den Kontext von personenbezogenen Daten. Aus Arbeitgebersicht lohnt es sich daher, schon bei Gestaltung von Personalakten und Compliance-Prozessen genauer hinzusehen: Es empfiehlt sich, personenbezogene Sachverhaltsinformationen von rechtlichen, internen und geschäftlichen Inhalten klar strukturell abzugrenzen. Dafür bietet es sich an, Compliance-Untersuchungsberichte entsprechend zu trennen und auch separat abzulegen. Zudem sollten standardisierte Prozesse geschaffen werden, um Auskunftsanfragen nach Art. 15 DSGVO so zu beantworten, dass die betroffenen Beschäftigten ihre personenbezogenen Daten vollständig und verständlich erhalten, ohne dass der Arbeitgeber ganze Compliance-Berichte oder seine interne Rechtsstrategie offenlegen muss.