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29.09.2021

Viele Köche braucht das konzernweite Hinweisgebersystem

Die Umsetzungsfrist der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden ist noch nicht abgelaufen. In Deutschland ist die Umsetzung derzeit auch „eingestellt“ und in Anbetracht der Ergebnisse der Bundestagswahl Ende September und nun zu führenden Koalitionsgespräche ist eine Umsetzung vor Ablauf der Umsetzungsfrist eher unwahrscheinlich. Umso wichtiger sind Stellungnahmen der EU-Kommission zur Auslegung der Richtlinie.

Kein zentrales Hinweisgebersystem im Konzern

Allerdings äußerte sich die EU-Kommission in zwei Stellungnahmen aus Juni 2021 zu Hinweisgebersystemen im Konzern leider nicht im Sinne der Unternehmen. Nach Auffassung der EU-Kommission ist ein zentrales Hinweisgebersystem im Konzern nicht ausreichend. Vielmehr müsste für jedes Konzernunternehmen ein eigenes Hinweisgebersystem eingeführt werden. Nur so können aus Sicht der EU-Kommission effiziente Meldewege sichergestellt werden, welche „nah“ am Mitarbeiter als Hinweisgeber sind. Einer einzigen gemeinsamen zentralen Stelle im Konzern für Hinweisgeber wird durch die EU-Kommission eine klare Absage erteilt.

Zwar gestatte die Richtlinie bei der Einführung von Hinweisgebersystemen auch Dritte zu nutzen, vgl. Artikel 8 Absatz 5 der Richtlinie. Dies umfasse jedoch nicht andere Konzerngesellschaft, vgl. Erwägungsgrund 54 der Richtlinie. Zudem dürften diese Dritten die Meldungen nur entgegennehmen, aber nicht untersuchen und nachverfolgen. Aus diesem Grunde sei eine zentrale Stelle im Konzern allein nicht möglich – eine andere Interpretation ist aus Sicht der EU-Kommission nicht möglich.

Selbstverständlich könne ein zentrales System jedoch weiterhin parallel betrieben werden.

Erleichterungen für kleinere (Konzern-)Gesellschaften

Ausnahmen seien allerdings bei (Konzern-)Unternehmen mit 50 – 249 Mitarbeitern möglich. Die Richtlinie gestatte Unternehmen in dieser Größenordnung Ressourcen zu teilen, um Meldungen zu empfangen und Untersuchungen durchzuführen, vgl. Artikel 8 Absatz 6 der Richtlinie. Sofern in diesen Fällen jedoch ein Konzernunternehmen bestimmt wird:

  • Ist sicherzustellen, dass der Hinweisgeber ausreichend über die Weiterleitung der Meldung an das Konzernunternehmen informiert wird.
  • Muss dem Hinweisgeber ein Widerspruchsrecht eingeräumt werden, mit welchem er die Meldung und Untersuchung in seinem Unternehmen verlangen kann.
  • Folgemaßnahmen und Rückfragen dürfen zudem ausschließlich durch das betroffene Unternehmen selbst erfolgen.

Insofern muss auch bei kleineren Unternehmen eine entsprechende Stelle zumindest bereitgehalten werden.

Praxistipp

Die Stellungnahmen der EU-Kommission dürften für viele Konzerne einen erheblichen Mehraufwand bedeuten. Klar ist, dass aufgrund der Stellungnahmen ein zentrales Hinweisgebersystem für im EU ansässige Konzerngesellschaften nicht ausreichend ist, sofern diese mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen.

Da die Kommission den Parallelbetrieb eines zentralen Hinweisgebersystems jedoch nicht ausschließt, ist betroffenen Konzernen zu empfehlen die dezentralen Hinweisgebersysteme einzurichten. Bei Hinweis auf die Meldekanäle können jedoch auf die Vorzüge des zentralen Kanals hervorgehoben werden, um möglichst viele Meldungen über diesen Kanal zu erhalten und zu bearbeiten. Beide Meldekanäle müssen jedoch gleichsam erreichbar sein.

Es bleibt abzuwarten, wir der nationale Gesetzgeber auf diese Stellungnahmen reagiert und inwiefern diese Niederschlag im Umsetzungsgesetz finden. Unklar ist zudem, welche juristischen Risiken für Unternehmen bei einer abweichenden Gestaltung bestehen. Unternehmen müssen jedoch damit rechnen, dass sich eine abweichende Gestaltung auf die Reputation negativ auswirken könnten. Zudem besteht das Risiko, dass sich Hinweisgeber aufgrund des „fehlerhaften“ Hinweisgebersystems sofort an die externe Meldestelle wenden.

Autor/innen

Franziska Ladiges

Franziska Ladiges

Counsel

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