Webinar „Update Arbeitsrecht: Impfpflicht? Home Office Pflicht? Arbeitszeiterfassungspflicht?“ – Zusammenfassung der wichtigsten Fragen

Am 23. Februar und am 4. März 2021 gaben die SKW Schwarz Arbeitsrechts-Experten in einem Webinar ein Update zu den aktuell wichtigsten Themen des Arbeitsrechts und wertvolle Praxistipps.

Die Arbeitswelt ist im stetigen Wandel: die aktuelle Lage um die Corona-Pandemie, das Impfgeschehen und das Voranschreiten der Digitalisierung. Diese Themen haben auch Auswirkungen auf rechtliche Belange.

FAQs: Häufige Fragen unserer Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Home Office

• Im Grundsatz gelten für jede Form von Mobilem Arbeiten die gleichen Regelungen, unabhängig ob es „Home Office“, „Remote Working“ oder „Telearbeit“ genannt wird.
• Aus Gründen der Transparenz sollte eine Regelung zur Kostentragung getroffen werden; im Grundsatz ist der Arbeitgeber bei fortbestehender Arbeitsmöglichkeit im Betrieb nicht verpflichtet, zusätzliche Kosten anlässlich Mobilem Arbeiten zu tragen.
• Um dem Arbeitgeber Kontrollmöglichkeiten zu ermöglichen, sollte ein entsprechendes Kontrollrecht in einer Abrede zum mobilen Arbeiten getroffen werden.

Der Unterschied zwischen „Mobilen Arbeiten“ und „Home Office“

So wie Sie Homeoffice beschreiben, hört sich das für mich nach Telearbeit an? was ist hier der Unterschied?

Homeoffice ist tatsächlich eine Form von Telearbeit - es ist also eher eine Frage der Terminologie.

Es wird hier von mobilem Arbeiten und Home-Office gesprochen, gibt es hier nicht eine scharfe Trennung?

Eine wirklich scharfe Trennung zwischen Home Office und mobilen Arbeiten gibt es nicht. Der Referentenentwurf behandelt beide Fälle. Im Rahmen der Arbeitssicherheit und der Kostenerstattung dürfte aber der Unterschied wesentlich sein, ob der Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen muss.

Welche Begrifflichkeit empfehlen Sie uns als Arbeitsgeber ggü. Arbeitnehmern zu verwenden: "Mobiles Arbeiten" oder "Home Office"? Und was sind die entsprechenden Konsequenzen daraus?

Wenn es sich nicht tatsächlich (ausnahmsweise) um einen festen, zu Hause eingerichteten Arbeitsplatz, womöglich noch mit Büromöbeln des Arbeitgebers handelt, sollte man von mobilem Arbeiten oder Mobile Office sprechen und regelmäßig die Formulierung verwenden, dass dem Arbeitnehmer das Recht eingeräumt wird, seine Arbeit außerhalb des Betriebes zu erbringen.

Betriebskosten

In unseren Arbeitsverträgen ist die Option auf Homeoffice gegeben. Inwieweit müssen wir für die Betriebskosten (Strom, Internet, etc.) im Homeoffice aufkommen? Braucht es dafür ggf. dann auch eine gesonderte Vereinbarung oder liegen die Kosten hierfür beim Arbeitnehmer, da er ja die selbst wählbare Option hat im Büro oder im Homeoffice zu arbeiten.

Wenn Sie ein echtes Home Office mit Arbeit von zuhause vereinbaren, dann müssten Sie eine Vereinbarung über den Ausschluss oder über die Tragung der Kosten treffen. Ansonsten bestünde in jedem Falle die Gefahr, dass der Arbeitnehmer die Kosten über § 670 BGB als Aufwendungsersatz fordern kann. Bei mobilem Arbeiten ist die Kostentragungspflicht im Regelfall wohl beim Arbeitgeber,  aber auch hier ist eine ausdrückliche Regelung zu empfehlen.

Wenn eine Home Office -Regelung bereits besteht, ist die Regelung auszulegen. Enthält die Home Office Regelung überhaupt keine Regelung zu den Kosten, besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter eine Kostenerstattung beanspruchen kann. Bei der Auslegung wird man aber auch die bisherige Handhabung berücksichtigen müssen. Das BAG hat in einer Entscheidung aus dem Jahre 2011 eine Aufwandsentschädigung des Arbeitnehmers abgelehnt, weil es dem Arbeitnehmer frei stand, wo er arbeitet und das Home Office im Wesentlichen in seinem Interesse lag.

Wie sieht es denn mit Internetverbindungskosten aus?

Im Prinzip ist es wie vorstehend beschrieben. Kann der Arbeitnehmer frei wählen und ist das Home Office zumindest auch in seinem Interesse, dann ist ein Ausschluss der Kosten möglich. Allerdings ist es immer zu empfehlen, dies ausdrücklich zu vereinbaren.

Der Arbeitgeber plant im Unternehmen die freiwillige Möglichkeit zum Home Office. Voraussetzung ist jedoch,  dass die Mitarbeiter/innen die gesamten Kosten und Risiken einer Tätigkeit im Home Office tragen. Dies umfasst bspw. die vertragliche Verpflichtung die ArbStättV vollumfänglich und auf Kosten des Mitarbeiters zu erfüllen.
Wäre dieses Vorgehen, insbesondere aufgrund der Freiwilligkeit zur Nutzung des Home Office, zulässig?

Wie oben beschrieben, kann die Aufwandsentschädigung in einer Regelung abbedungen werden. Bei Freiwilligkeit dürfte das nicht zu beanstanden sein. Ob allerdings auch die Verpflichtung zur Einhaltung von Arbeitsschutzbestimmungen und deren Kostentragung auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden können, ist äußerst fraglich. Einhaltung der Arbeitssicherheit ist Sache des Arbeitgebers.

Muss der AG bei mobilen Arbeiten auch Desktop, Maus, Tastatur zur Verfügung stellen? Ist die Mitnahme von teurer Hardware ein Grund, das mobile Arbeiten zu verweigern?

Derzeit können Sie als Arbeitgeber noch frei entscheiden, welche Hardware Sie für Mobiles Arbeiten zur Verfügung stellen. Der Referentenentwurf enthält auch keine Vorgaben. Das hängt am Ende von der konkreten Tätigkeit ab. Nach dem Referentenentwurf können Sie einen Antrag aus sachlichen Gründen ablehnen. Das Kostenargument kann ein sachlicher Grund sein, allerdings bleibt abzuwarten, wie die Rechtsprechung das auslegt. Das ist derzeit noch Zukunftsmusik.

Ist "Heimarbeitsplatz" auch dann gegeben, wenn der Arbeitgeber den Arbeitsplatz nicht direkt einrichtet, sondern Geld zur Verfügung stellt, womit der MA sich Mobiles Arbeiten einrichten kann?

Jedenfalls würde das mindestens unter Mobile Office im Sinne der oben dargestellten und verwendeten Definition fallen. Ob es dann tatsächlich beim Mobile Office bleibt (arbeiten von wo auch immer) oder Home Office darstellt (arbeiten an einem fix vereinbarten Arbeitsplatz zuhause) ist eine Sache der vertraglichen Vereinbarungen.

Wenn das mobile Arbeiten im Interesse des Arbeitnehmers ist, z.B. Kinderbetreuung, muss der AG dann tatsächlich die Hardware zahlen, wenn im Betrieb ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht?

Wenn der Arbeitnehmer frei wählen kann, muss er in der Regel keinen Aufwendungsersatz zahlen. Allerdings stellen in solchen Fällen die Arbeitgeber eigentlich regelmäßig allein aus IT – Sicherheitsgründen die Hardware zur Verfügung. Grundsätzlich ist es aber möglich mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren, dass er seine eigene Hardware nutzt. Der Arbeitnehmer dürfte aber derzeit keinen Anspruch auf Zurverfügungsstellung von zusätzlicher Hardware haben, wenn er a) einen Arbeitsplatz im Betrieb hat, b) er keine eigene Hardware hat oder zur Verfügung stellen kann oder will und er c) trotzdem im Home Office arbeiten will.

Einbindung des Betriebsrats

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unter gewissen Voraussetzungen die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten anbietet, muss dann der Betriebsrat ebenfalls beteiligt werden? Hierbei wird dem Arbeitnehmer freigestellt, ob er von dieser Möglichkeit Gebrauch nimmt.

Eine Mitbestimmungspflicht nur wegen des Angebots von Home Office existiert nicht. Aber es müssen weitere Gesichtspunkte geregelt werden, so etwa Arbeitszeit, Aufzeichnung der Arbeitszeit, Nutzung bestimmter IT - Systeme, Arbeitsschutz – dies ist alles mitbestimmungspflichtig. Im Ergebnis ist in Betrieben mit Betriebsrat der Abschluss einer Betriebsvereinbarung daher unbedingt zu empfehlen.

Gefährdungsbeurteilungen

Unser Betriebsarzt ist der Meinung, dass mobile Arbeitsplätze (zu Hause) auch der Gefährdungsbeurteilung unterliegen. Reicht da auch der Fragebogen aus? Unsere MA können wählen, ob sie im Büro arbeiten oder mobil. Und was, wenn der Mitarbeiter von diversen mobilen Plätzen aus arbeitet (von zu Hause/vom Wochenendgrundstück aus/vom Hotel aus...)?

Die Gefährdungsbeurteilung muss für jeden Arbeitsplatz durchgeführt werden. Wie diese durchzuführen ist, ist gesetzlich im Regelfall nicht geregelt. Ob für eine Gefährdungsbeurteilung bei mobilem Arbeiten tatsächlich eine Wohnungsbegehung erforderlich ist, würde ich zumindest für fraglich halten. Beim echten Home Office würde ich sicher das Zutrittsrecht im Vertrag vereinbaren.

Also Fragebogen für alle tatsächlichen Arbeitsplätze des AN? Was können mögliche Konsequenzen für nicht vorliegende Gefährdungsbeurteilungen sein? Bzw. wer überwacht die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen?

Wenn durch eine unterlassene Gefährdungsbeurteilung ein Unfall verursacht wird, haftet der Arbeitgeber. Das ist nicht sehr wahrscheinlich, aber eben auch nicht ausgeschlossen. Die für den Arbeitsschutz zuständigen Behörden können das überwachen und hinterfragen. In Betrieben mit Betriebsrat auch dieser.

Muss ich mir die Zustimmung des Partners zum Zutritt zur Wohnung vorher schriftlich geben lassen?

Ohne Einwilligung des Wohnungsinhabers dürfen Sie als Arbeitgeber die Wohnung nicht betreten. Normalerweise sollte die Einwilligung eines von mehreren Wohnungsinhabern ausreichen. Das muss nicht zwingend schriftlich geschehen, ist aber aus Gründen der Beweisbarkeit empfehlenswert.

Hat der AG Kontrollrechte in meinen privaten Räumlichkeiten? muss ich meine Unverletzbarkeit der Wohnung aufgeben?

Nein, müssen Sie nicht. Allerdings kann ggf der Arbeitgeber dann einen Home Office Arbeitsplatz verweigern, solange jedenfalls kein gesetzlicher Anspruch besteht.

Wie verhält es sich denn beim HO mit den Richtlinien zum Arbeitsplatz an sich (wie Größe, Fluchtmöglichkeiten etc.)? Ich habe MA, die keinen Platz haben in ihrer Wohnung und seit Monaten an einem "Katzentisch" sitzen. Was sind hier meine AG Pflichten? Muss ich mir den Platz auch angucken o.Ä?

Wenn es sich um einen „echten“ Home Office – Arbeitsplatz handelt, muss eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Wenn durch die  ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes die Grundsätze der menschengerechten Gestaltung des Arbeitsplatzes nicht eingehalten werden, kann es notwendig sein, dies durchentsprechende Maßnahmen zu ändern.

Gilt das zutrittsrecht im Zuge von Auftragsverarbeitungen AVV auch für den Herrn der Daten (externes Unternehmen)?

Auch der müsste sich dies gesondert einräumen lassen. Ein Anspruch darauf besteht nicht.

Vertragsrecht

Kann die gesetzliche Kündigungsfrist (falls diese so kommt) für Mobiles Arbeiten durch eine Betriebsvereinbarung verkürzt werden?

Das hängt von der endgültigen Gestaltung des Gesetzes ab. Wenn die Regelung unabdingbar, d.h als Mindestregelung ausgestaltet wird, dann kann im Regelfall weder durch Einzelarbeitsvertrag noch durch Betriebsvereinbarung davon abgewichen werden. Es kann aber auch Öffnungsklauseln für kollektive Vereinbarungen ( Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen ) geben.

Hat man Anspruch auf Homeoffice wenn es im Vertrag steht oder kann man das jederzeit ändern?

Wenn der Arbeitsvertrag ausschließlich als Home Office Arbeitsvertrag ausgestaltet ist, dann kann dies nur durch Änderungsvereinbarung oder Änderungskündigung geändert werden. Wenn das Home Office/ Mobile Office als zusätzliche Option ausgestaltet ist, dann kommt es auf die vertraglichen Regelungen an. Dann sollte ein Widerrufsvorbehalt eingearbeitet werden.

Kann im Direktionsrecht auch ein spezielles Coworking Space als mobiler Arbeitsort arbeitsvertraglich festgelegt werden?

Ja, das kann vertraglich vereinbart werden.

Home Office und Vereinbarung mit AN: Muss ich hier mit allen AN einzelvertraglich eine Einigung treffen oder reicht eine Betriebsvereinbarung zu dem Thema?

Eine Betriebsvereinbarung kann wohl regelmäßig nur für alle den Rahmen festlegen. Es bedarf selbst bei Bestehen eines Betriebsrates noch einer – ggf. – kurzen Vereinbarung. Im Regelfall fehlt nämlich Arbeitgeber und Betriebsrat die Kompetenz über Privaträumlichkeiten zu verfügen.

Co-Working-Spaces

Ist es angesichts vielfältiger Homeoffice-Regularien für AG einfacher, Mobiles Arbeiten eher in Coworking Spaces zu lenken, wo ja eine Reihe der Homeoffice-Regularien nicht gelten?

Aus Sicht des Arbeitgebers mag das besser sein. Allerdings muss man berücksichtigen, dass die Abgrenzungen noch sehr unscharf sind und wir auch bei Coworking Spaces, Share Desk Lösungen und ähnlichem mit mehr Regulierung, zumindest durch die Rechtsprechung rechnen.

Kann im Direktionsrecht auch ein spezielles Coworking Space als mobiler Arbeitsort arbeitsvertraglich festgelegt werden?

s.o.

Weitere Fragen

Sind in diesem Referentenentwurf auch Grenzpendler und die DBA beachtet?

Soweit ersichtlich derzeit nein.

Eine Mitarbeiterin ist seit über 1 Jahr im HO, obwohl ihre Tätigkeit nur bedingt dafür geeignet ist. Wir haben ihr das aber bisher durchgängig ermöglicht. Nun weigert sie sich, unserer Bitte nachzukommen, nur einmal für ca. 2 Std. ins Büro zu kommen. Sie sagt, dass sie nicht kommen kann, weil sie Angst hat. Hat sie ein Recht darauf? Es gibt Dinge, wir ihr dringend vor Ort im Büro zeigen/erklären müssen.

Wenn Sie sich das Direktionsrecht nach § 106 GewO vorbehalten haben, dann können Sie grundsätzlich anordnen, dass die Mitarbeiterin ins Büro zu kommen hat. Das gilt erst Recht, wenn der Arbeitsvertrag vielleicht gar nicht als Home Office Vertrag ausgestaltet ist. Allerdings kann jede Entscheidung im Einzelfall überprüft werden, ob billiges Ermessen eingehalten ist. Es ist durchaus möglich, dass gerade krankheitsbedingt im Einzelfall die Anordnung einmal unzulässig ist. Im Regelfall ( bestehendes Hygienekonzept beim Arbeitgeber ).

Arbeitszeiterfassung

• Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitnehmer – ausgenommen sind lediglich „echte“ leitende Angestellte.
• Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und insbesondere das europarechtliche Verständnis zum Arbeitszeitrecht stehen im Konflikt mit dem Instrument der Vertrauensarbeitszeit.
• Es ist nicht absehbar, wann eine Neuregelung des ArbZG in Kraft tritt (und ob überhaupt).

Vertrauensarbeitszeit

Gibt es die Vertrauensarbeitszeit ohne Arbeitszeiterfassung?

Typischerweise ist der Kern der Vertrauensarbeitszeit, dass keine Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt. Gleichwohl steht diese übliche Praxis seit jeher im Konflikt mit den Vorgaben des ArbZG, da die Zeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, aufzuzeichnen sind – in der Praxis erfolgt dies (wohl auch aus Mangel an Kontrollen) hingegen kaum (bis gar nicht).

Wie ist das mit leitenden Angestellten und Geschäftsführern? Gilt auch bei diesem Personenkreis die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung?

Auf Geschäftsführer findet das ArbZG keine Anwendung, eine Erfassung der Arbeitszeiten ist daher nicht erforderlich. Bei leitenden Angestellten gilt das gleiche, sofern sie „echte“ leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG sind.

Heißt es man kann bei Vertrauensarbeitszeit nicht einfach auf ein System, das die Zeit erfasst umstellen? 

Dies wird zunächst von den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen/Zusagen abhängen; ist das Unternehmen hiernach nicht gebunden, kann der Wechsel erfolgen. Sofern ein Betriebsrat existiert, sind dessen Mitbestimmungsrechte zu beachten – ggf. sind auch bestehende Betriebsvereinbarungen zu kündigen/neu zu verhandeln. Gleiches gilt bei Tarifgebundenheit und dem Vorliegen einschlägiger tariflicher Regelungen.

Kann ich bei Vertrauensarbeitszeit eine Form vereinbaren, bei der meine MA monatlich ihre Überstunden angeben müssen, um diese zu entlohnen/auszugleichen? Wenn ja, wie halte ich das fest? Wenn nein, muss ich Vertrauensarbeitszeit zwingend abschaffen zur Sicherheit?

Ein Stück weit beiß sich eine Erfassung von Überstunden und die Implementierung von Vertrauensarbeitszeit – gleichwohl würden Sie sich absolut gesetzeskonform verhalten. Unter Verweis auf die Vorgaben des ArbZG (§ 16 Abs. 2 – dieser gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit) kann das Führen von Überstunden in Excel-Sheets beworben (und durchgesetzt) werden.

Haben Mitarbeiter in Vertrauensarbeitszeit ein Recht auf den Ausgleich der Überstunden, auch wenn das Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze liegt? 

Nach aktueller Rechtsprechung haben Mitarbeiter, deren Gehalt oberhalb der BBG zur DRV liegt, im Ergebnis keinen Anspruch auf Überstundenvergütung – sofern nichts Abweichendes vereinbart ist.

Haben Sie eine konkrete Empfehlung? Vertrauensarbeitszeit oder Erfassung der tats. Arbeitszeit?

Sofern regelmäßig von mehreren Mitarbeitern Überstunden geleistet werden, bietet Vertrauensarbeitszeit mehr Flexibilität.

Weitere Fragen

Wenn die vertragliche Arbeitszeit von 8 Uhr bis 17 Uhr geht, der AN aber schon um 7 Uhr da ist, muss ich das als Überstunde anrechnen?

Nein, da der Arbeitnehmer ohne Anordnung außerhalb der vorgegeben Arbeitszeiten arbeitet – dies sollte dem Arbeitnehmer aber auch mitgeteilt werden.

Sollten Außertarifliche Mitarbeiter auch an der Zeiterfassung teilnehmen?

Dies hängt am Umfang der regelmäßig geleisteten Überstunden ab: Ist die Anzahl gering, dann sprich nichts dagegen.

Was droht einem Arbeitgeber, der kein Arbeitszeiterfassungssytem installiert hat?

Neben einem geringen Bußgeld, weil nicht die über die regelmäßige werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden aufgezeichnet wird (in der Praxis wird dies sehr selten verhängt), drohen derzeit allein Konsequenzen bei einem Überstundenprozess.

Was ist denn vom Gesetzgeber hinsichtlich der Umsetzung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung zu erwarten? Gibt es eine Timeline?

Durch die Corona-Pandemie ist das Thema aus dem Fokus geraten – derzeit gibt es keine Hinweise auf eine baldige Gesetzesänderung; zudem stehen Wahlen an, was aufgrund des Grundsatzes der Diskontinuität des Bundestages bewirkt, dass jegliches Gesetzesvorhaben von Neuem gestartet werden muss.

Wie erfasse ich die Arbeitszeit im Homeoffice/mobile Arbeit. Ein Zugriff auf das Betriebl. Zeiterfassungssystem ist von zuhause aus nicht möglich

Im Zweifel muss der Arbeitnehmer die Arbeitszeit Offline erfassen und später übertragen.

Impfungen

Guten Morgen, mich würde interessieren wie Ihre Einschätzung zum Thema "Arbeiten trotz Quarantäne" ist. Ich habe eine Mitarbeiterin, die positiv getestet ist, natürlich Quarantäne hat, aber keinerlei gesundheitliche Einschränkungen hat (bisher). Sie möchte von zuhause aus arbeiten - darf ich sie arbeiten lassen trotz Quarantäne?

Während einer Quarantäne - wohlgemerkt ohne Erkrankung - d.h. infiziert aber arbeitsfähig, soll der Arbeitnehmer sogar im Home Office arbeiten. Ein Anspruch des AN aus dem IFSG während der Quarantäne ist sogar ausgeschlossen, wenn der AN im HO arbeiten könnte.

Für weitere Fragen stehen Ihnen unsere Expertinnen und Experten gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne! Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.