Neufassung GoBD 2020 veröffentlicht – GoBD auch bei Löschkonzepten nach DSGVO wichtig

Neue GoBD gelten ab 1.1.2020. Kernforderung der GoBD – die „Unveränderbarkeit“ der Dokumentation – muss in Einklang mit DSGVO-konformen Löschkonzepten gebracht werden.

Die zwischenzeitlich durch das Bundesministerium der Finanzen („BMF“) „zurückgerufenen“ neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ („GoBD“) wurden aktuell Ende November 2019 wieder kaum verändert online gestellt. Sie sollen ab dem 1. Januar 2020 verpflichtend angewendet werden.

Die Regelungen knüpfen an Pflichten zur Buchführung z. B. aus dem HGB (§§ 238 f., 257 HGB), Steuerrecht (§§ 90, 141 ff. AO) oder anderen Spezialgesetzen (§§ 91 ff. AktG, 41 ff. GmbHG, Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, § 26 KWG, GewO etc.) an. Die GoBD entwickeln diese Grundsätze im IT-Umfeld weiter und beinhalten z. B. auch Umsetzungsregelungen zur Archivierung oder der digitalen Steuerprüfung.

Die Regelungen gelten grundsätzlich für alle Aufzeichnungen steuerrechtlich relevanter Daten und berücksichtigen insbesondere den Einsatz von IT bei der Buchführung. Auch die E-Mail – sofern sie die Funktion eines Geschäftsbriefs erfüllt – oder Buchungsbelege in elektronischer Form sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. Es gelten z. B. – je nach Anwendungsfall – Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für Buchungsbelege oder 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe (inkl. E-Mails). Teilweise verlängern sich Aufbewahrungsfristen, wenn die Unterlagen für die Steuerfestsetzung weiter von Bedeutung sind. All dies ist bei einem DSGVO-konformen Löschkonzept zu beachten.

Die Neufassung der GoBD – die die Vorgängerfassung aus dem Jahr 2014 ersetzt – soll die fortgeschritteneDigitalisierung der Unternehmen berücksichtigen.

Welche Änderungen ergeben sich insbesondere für IT und Datenschutz im Unternehmen?

• Ausführungen zur Digitalisierung von Belegen wurden insgesamt an aktuelle Entwicklungen angepasst – neben dem Scannen ist auch das Abfotografieren mittels Smartphone nunmehr zulässig, sofern die sonstigen Anforderungen der GoBD erfüllt werden.

• In die Definition der „Datenverarbeitungssysteme“, die für die Speicherung und Bearbeitung von Belegen genutzt werden können, wurde die Cloud aufgenommen; der Zugriff auf Daten muss aber auch in der Cloud gewährleistet bleiben.

• Die Speicherung von Buchführungsdaten im Ausland wurde weiterhin nicht ausführlich geregelt, aber die Möglichkeiten zur Erfassung und Speicherung auf ausländischen Systemen (z. B. auf zentralen Servern im Ausland) klargestellt.

• Stärkere Auswirkungen auf IT Systeme dürfte die Neuregelung haben, dass künftig bei Systemwechseln oder Auslagerung der Archivierung nach Ablauf des 6. Kalenderjahres nach der Umstellung Daten nur noch auf geeigneten Datenträgern zur Verfügung gestellt werden müssen. Es ist dann nicht mehr wie bisher nötig, der digitalen Steuerprüfung direkten oder mittelbaren Zugriff auf die ursprünglichen Speichermedien zu gewähren. Endlich ist das Steuerrecht kein Grund mehr, aussortierte Systeme nur für Prüfungszwecke weiter am Leben zu halten.

Neben den genannten gibt es noch weitere vor allem buchhaltungsrelevante Änderungen, die sich aber nicht unmittelbar auf deren IT Unterstützung oder datenschutzrelevante Prozesse auswirken. Ergänzend wurden nun allerdings weitere Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht, die insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen den Umgang mit dieser Anforderung erleichtern sollen.

Autoren: Dr. Matthias Orthwein, Christoph Krück